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den digitalen Wandel im Unternehmen begleiten, befruchten und gestalten

Praxis-Fragenkatalog Wissensmanagement im Unternehmen

Hier ist die Fragensammlung, die am Knowledge Barcamp 2012 gemeinsam mit allen Sessionteilnehmern mit Hilfe der Brainwritingmethode zusammengetragen wurde.

Sie dienen als „roter Faden“ bei der Betrachtung/Evaluierung eines Unternehmens  (-Bereiches).

Sessionleiterin: unsere Julia Endt.

 

  • Wie wird Wissen im Unternehmen weitergegeben?
  1. Gibt es Experten-Netzwerke (Communities) (gesteuert/selbstorganisiert)?
  2. Wird Zufallswissen gefördert?
  3. Welches sind in Ihrem Unternehmen die relevaten Methoden, Gelegenheiten, bei denen Wissen weitergegeben wird?
  4. Gibt es feste Strukturen oder auch Austausch über Hierarchien hinweg?
  5. Gibt es Kaffeküchen und Raucherinseln zum informellen Austausch?
  6. Sitzungen?
  7. Schulungen?
  8. Welche Kommunikationskanäle gibt es?
  9. Gibt es mögliche Wissenshubs?
  10. Gibt es Wissensträger, die Wissen regelmäßig weitergeben?
  11. Wer sind die Peers des Unternehmensnetzwerks?
  12. Gibt es im Intranet Möglichkeiten, News zu posten?
  13. Gibt es möglichst einfache Ein-Seiten-Infografiken, z.B. Prozessabläufen?
  14. Gibt es die Möglichkeit/Zeit persönlich weiter zugeben?

 

  • Wie wird neues Wissen aufgebaut?
  1. nutzt ihr auch Kreativmethoden, um neues Wissen aufzubauen?
  2. habt ihr strategische Kooperationsprojekte und managt ihr diese?
  3. Gehen eure Mitarbeiter auf fachfremde Kongresse?
  4. Mit welchen Unternehmen stehen Eure Mitarbeiter in Kontakt?
  5. Wie sind rechtliche, soziale, kulturelle Barrieren?
  6. Gibt es Kooperationen mit Universitäten und Forschungseinrichtungen?
  7. Gibt es Möglichkeiten für Kunden, Lieferanten und Partner ein qualitatives Feedback zu geben?
  8. Wie arbeitet die F&E-Abteilung? Wie transparent sind ihre Ergebnisse?
  9. Welches Wissen ist schon vorhanden?
  10. Werden Schnittstellenpartner zu Terminen eingeladen?
  11. Werden auch Praktikanten/Werksstudenten zu kreativen Themen befragt?
  12. Wie schnell wird aus dem Feedback gelernt?
  13. Gibt es weitere Kooperationspartner?
  14. Gibt es regelmäßige Veranstaltung, an denen die Mitarbeiter teilnehmen?
  15. Gibt es Nachbesprechungen von Projektabläufen?

 

  • Wie werden Informationen aus externen Wissensquellen (Veranstaltungen, Weiterbildungen) weitergegeben?
  1. Erfahren andere, wer an welchen Weiterbildungen teilgenommen hat?
  2. Gibt es eine Kaffee-ecke?
  3. Wie wird es selektiert, was und welche der externen Informationen relevant sind?
  4. Sind alle externen W-Quellen für alle Mitarbeiter zugänglich?
  5. Gibt es dazu Foren/Berichtswege?
  6. Gibt es hierzu Bereich im WIki?
  7. Gibt es jemanden der für die Sichtung und Priosierung der Informationen zuständig ist?

 

  • Gibt es bestimmte Wissensquellen im Unternehmen?
  1. Entsteht Wissen immer wieder aus den gleichen Quellen?
  2. Gibt es Wissenskarten? Gibt es dynamische Möglichkeiten, Wissensquellen zu erkennen (Aktivitätsströme)?
  3. Können neue Wissenquellen entstehen/überleben?
  4. Kennen alle diese Quellen?
  5. Was versteht ihr unter Wissensquelle? und welche gibt es bei euch?
  6. Welche externen Quellen gibt es und werden sie gewünscht?
  7. Wie einfach sind diese aufzufinden?
  8. Gibt es ein „Who is Who“?
  9. Wer darf diese Wissenquellen mit Wissen füllen?
  10. Welche Wissensquellen gibt es überhaupt?
  11. Wie werden die Wissenquellen gewürdigt`?
  12. Was ist eine Wissensquelle?

 

  • Es gibt eine einheitliche Ablagestruktur?
  1. Sind diese Strukturen für jeden leicht verständlich?
  2. Wer darf sie ändern? und wie?
  3. Gibt es nonhierarchische Wissensübergabe?
  4. Gibt es auch inforemlle Weitergaben?
  5. Welches sind die wesentlichen und entscheidenden Prinzipien, die bei der Ablage zu beachten sind?
  6. Ist der Zugriff gewährleistet?
  7. Gibt es eine automatische Ablage nach Inhalten oder einen Prozess?
  8. Gibt es dynamisch individuelle Strukturen?
  9. Gibt es virtuelle Ablagestrukturen?
  10. Gbit es adhoc Ablagestrukturen?
  11. Welche Ablagemöglichkeiten gibt es sonst?
  12. Wer benötigt welches Wissen? (und welche STrukturen)
  13. Dürfen andere Abteilungen die Ergebnisse von Abteilung x sehen?
  14. Gibt es ein Handbuch, was wo abgelegt werden soll?
  15. Gibt es übergreifende, einheitliche Ordnernamen?

 

  • Haben Team-/Projektmitglieder Zugriff auf gemeinsame Dokumente/Links und Unterlagen? Wie?
  1. Über Wiki, Social Bookmarking o.ä?
  2. Arbeitet ihr auch jenseits der Dokuentenmetapher?
  3. Was gibt es für zusätzliche Methoden, um den Infofluss zu erweitern?
  4. Was sind rechtliche Probleme? Dürfen alle zugreifen?
  5. Gibt es kritische Informationen?
  6. Sind untershciedliche Zugriffsrechte (Rollen) für verschiedene Team-/Projektmitglieder sinnvoll?
  7. Zugriffsberechitung: wer darf was öffnen, wer darf was finden?

 

  • Wie kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden?
  1. Gibt es Teamräume mit elektronischen Tafeln? (Übernehme ins Infosystem)
  2. Welche kollaborativen Softwaretools nutzt ihr?
  3. Funktioniert der Zugriff auch über externe Zugänge?
  4. Bietet die Firmenkultur dieses Konzept?
  5. Ist die zeitgleiche Bearbeitung von Dokumenten sinnvoll?
  6. Welche Arten von Dokumente sind vorhanden/relevant?
  7. Werden bereits verwendete Dokumente als „ausgecheckt“ markiert?
  8. Welche Anreize haben Mitarbeiter dafür, andere bei der Arbeit zu unterstützen?
  9. Besteht ein Interesse für den Austausch?
  10. Welche Zugangsbeschränkungen gibt es? Warum gibt es diese?
  11. Gibt es die Möglichkeit von Telcos?
  12. Interne/externe Lösungen?
  13. Gibt es ein Dokumentenmanagement?
  14. Gibt es die Möglichkeit gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten?
  15. Wie werden diese bisher verwendet?

 

  • Gibt es regelmäßige Meetings und Besprechungen, in denen Wissen ausgetauscht wird?
  1. Wie werden diese Meetings gestaltet?
  2. Welche ABteilungen nehmen teil?
  3. Wer hat „das Sagen“/Hat wer das „Sagen“?
  4. Gibt es regelmäßige Doings?
  5. Gibt es auch weitere Veranstaltungen, um Wissen auszutauschen?
  6. Werden Meetings z.B. mit einer Agenda vorbereitet?
  7. Wie sieht es mit dem Protokoll aus?
  8. Wissen sie immer, welche Aufgaben Sie aus dem Meeting mitgenommen haben?
  9. Werden diese Meetings und Aufgaben dokumentiert?
  10. Haben die Besprechungen eine feste Agenda?
  11. Gibt es die Möglichekit von informellen Wissensaustausch?
  12. Kommunikation außerhalb der organisationalen Struktur?
  13. Gibt es standortübergreifende Meetings?
  14. Sind die Meetings gut vorbereitet? (Agenda, Dokumente)
  15. Werden sie stringend durchgezogen?

 

  • Welche Möglichkeiten haben die Mitarbeiter, ihr Wissen informell auszutauschen?
  1. Gibt es eine Academy von Mitarbeitern für Mitarbeiter?
  2. Sind die Regeln der Zusammenarbeit, z.B. Zwischen den Orgeinheiten auf Wissen teilen ausgerichtet?
  3. gibt es firmeninterne Unkonferenzen? Open spaces? Agile formate?
  4. Werden Chatprogramme oder Microbloggings genutzt?
  5. Gibt es Wissensgemeinschaften?
  6. Wo steht die Kaffeemaschine?
  7. Welche Stimmung/Atomsphäre herrscht im Team?

 

  • wie können Mitarbeiter auf das Wissen anderer zurückgreifen?
  1. Können Mitarbeiter intern bloggen?
  2. Gibt es Tools, die die Dokumentation intrinsisch erzeugenunterstützen?
  3. Wie legt man Wissen ab? In welchen Formaten?
  4. Gibt es regelmäßige Teammeetings?
  5. Gibt es eine Mikroartikel-Datenbank?
  6. Gibt es eine Kultur des Austausches?
  7. Wie kann der Wissensaustausch durch die Geschäftsleitung unterstützt werden?
  8. Wie spontan sind die Kollegen ansprechbar?
  9. Wer weiß was? Weiß man das?

 

  • Welche Möglichkeiten gibt es, sich innerhalb der Firma zu vernetzen?
  1. Wie findet ihr Experten und Arbeitsgruppen zu einem neuen/ nicht alltäglichen Thema?
  2. Wie erkennt ihr Experten, deren Expertise nicht im operativen sichtbar wird?
  3. Bei welchen Gelegenheiten. Ist ihr Netzwerk entstanden?

 

  • Wie und wann werden interne Experten genutzt?
  1. Gibt es ein Expertenverzeichnis?
  2. Dürfen Experten in anderen Orgeinheiten konsultiert werden?
  3. Gibt es eine Academy?
  4. Gibt es ein Fachkarrieresystem und haben dessen Mitglieder WMAufgaben, z.B. MModeration con CoP?
  5. Gibt es eine Liste von Experten?
  6. Gibt es gelbe Seiten?
  7. Gibt es eine Bewertungsliste von Experten, z.B. Wissen im xy zu 20%, 50%, 100%?
  8. Wie regelmäßige werden Referate/Vorträge angeboten?
  9. Wird man von der Arbeit freigestellt, um an entsprechenden Expertenveranstaltungen teilzunehmen?
  10. Gibt es ein Seminarprogramm?
  11. Ist es ein Teil der Fürhungsaufgabe zu stützen?
  • Werden neue Mitarbeiter eingearbeitet? Wie?
  • Wer arbeitet neue Mitarbeiter ein?
  1. nur Abteilung oder auch bteilungsübergreifend?
  2. Gibt es ein Elearningsystem?
  3. Gibt es eine Newcomercommunity?
  4. Gibt es n:m Kommunikation?
  5. auf welchem Weg
  6. Welche Informationsquellen können neue Mitarbeiter nutzen?
  7. „Experienced Hires“: Wie können sie ihre Erfahrungen (wegen der sie eingestellt wurden) der Organisation zur Verfügung stellen?
  8. Wie können sich Newbies an der Dokumentation des vorhandenen Expertenwissens beteiligen? (Interviews/Videos/Zusammenfassungen)
  9. Gibt es Wiki mit allen Erstinformationen?
  10. Gibt es einen allgemeinem Einarbeitungsplan?
  11. Wie können Einarbeitungszeiten optimiert werden?
  12. Gibt es ein Patenprogramm?

 

  • Gibt es Urlaubsübergaben? Wie werden sie gemacht?
  1. Gibt es Checklisten?
  2. Kann die Antwort auf die eingehende Email auf die Rückkehr warten?
  3. Sollte im Urlaubsfall ein Mitarbeiter immer einen alternativen Ansprechpartner nennen?
  4. Wer regelt, was beim Urlaub eines Mitarbeiters zu übergeben ist?
  5. Gibt es eindeutige Vertretungsregelungen?
  6. Gibt es einen Teamkalender?
  7. Gibt es Wikis, in denen relevante Prozesse dokumentiert werden?
  8. Wie kann Transparenz über Wissen im Alltag geschaffen werden?
  9. Wer genehmigt die Urlaube?

 

  • Was passiert, wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden? Wie wird das Wissen gehalten?
  1. Gibt es Austrittschecklisten?
  2. Wie wird konkret die Wissensübergabe gemacht?
  3. Wird die Wissensübergabe rechtzeitig angegangen?
  4. Gibt es dafür Prozesse?
  5. Werden Nachfolger frühzeitig bestimmt/eingestellt?
  6. Wie findet eine Wissensweitergabe konkret statt?
  7. Findet ein Expert Debriefing statt?
  8. Gibt es Erkenntnise zur demografischen Entwicklung?
  9. Was kann man tun, damit Wissen nicht erst beim Ausscheiden gesichert wird?
  10. Wie viel Vorlaufzeit hat man für den Ausstieg….welche Szenarien…Jobwechsel, Krankheit, Ruhestand?
  11. Bleiben ehemalige MA mit dem Untenrehmen/Kollegen im Austausch?
  • Wohin mit den Mitarbeiterideen?
  1. Welche Anreize können Mitarbeiter für ihre Ideen erhalten?
  2. Gibt es Feedback für ihre Ideen?
  3. Wohin mit den Idden, habt ihr dafür Ablagestrukturen?
  4. Wie werden die Ideen bekannt? Wie werden sie dokumentiert?
  5. Wie werden Mitarbeiter (nicht monetär) für gute Ideen gewürdigt?
  6. Gibt es ein Ideenmanagement? Funktioniert es?
  7. Und wenn nein, warum nicht? Oder warum ja?
  8. Wie wird die Mitarbeit an Ideenmanagement „schmackhaft“ gemacht?
  9. Wer bewertet die Ideen?
  10. Wie schnell kommt man von der Idee zur Umsetzung?

 

  • Wie wird Transparenz geschaffen, wer an welchen Themen arbeitet?
  • Wurden Aufgabengebiete für Mitarbeiter definiert?
  1. Wurden Kompetenzen für Mitarbeiter definiert?
  2. Gibt es Projektbesprechungen und Arbeitspläne?
  3. Auf einer Skala von 1-10, wie hoch schätzen sie die Transparenz der Aufgaben/Projekte ein?
  4. Wie erfahren Kollegen, woran du arbeitest?
  5. Gibt es eine Projektdatenbank mit Exportfunktion?
  6. Gibt es Räume (erreichbar!), Kaffeeautomatischen, Küchen?
  7. Gibt ein ein „Who is Who“?

 

  • Herrscht Transparenz über interne/externe Projekte?
  1. Wie wird die Transparenz hergestellt?
  2. Wird Transparenz überhaupt benötigt?
  3. Wo werden interne/externe Projekte gelistet?
  4. Gibt es Firmengeheimnisse, die nicht transparent gemacht werden dürfen?
  5. Gibt es eine Plattform über die Infors der Projekte? (Wo diese gestreut werden)?

 

  • Gibt es Projektrückblicke, was gut und was schlecht lief?
  1. Wie wird das Wissen von Mitarbeitern im Projekt gehalten?
  2. Wie wird es festgehalten und sichergestellt, dass es beim nächsten Mal berücksichtigt wird?
  3. Habt ihr Lessons Learned klar definiert?
  4. Wer prüft die Gültigkeit und Übereinstimmung mit anderen Regelungen?
  5. Wer sorgt für Veränderungen an Prozessen,durch eine gute LL?
  6. Sind diese Menschen bereit offen über die wirklich kritischen Punkte zu sprechen?
  7. Verstehen alle den Sinn von LL?
  8. Wer führt die LL durch?
  9. Oder werden doch nur die positiven Dinge angesprochen?
  10. Oder werden nur die negativen Dinge angesprochen ohne Verbesserungsvorschläge?
  11. Was passiert mit den Ergebnissen aus den LL?
  12. WO kommen sie hin?
  13. Wie kann man vermeiden, dass Fehler 2x begangen werden?

 

  • Gibt es ein Wissensmanagement-System?
  • Gibt es Strategien gegen die Informationsflut?
  1. Darf der Mitarbeiter auch mal nicht erreichbar sein?
  2. Gibt es eine Beschränkung an zugelassenen Medien?
  3. Gibt es Richtlinien zum Umgang mit unterschiedlichen Medien?
  4. welches Wissen ist wichtig?
  5. Gibt es Seminare zum Thema email/Infoflut?
  6. Werden Informationen im Unternehmen gefiltert?
  7. gibt es einen Fr. 16:00 Uhr-Infoflutstop?
  8. Gibt es eine Holkultur statt eine Bringschuld?
  9. Sind den Personen ihre Kritierien der Selektion bewusst?
  10. Werden Emails an alle CC gesetzt?
  11. Welche Prinzipien werden beim Emailen im Unternehmen gibt es?
  12. Werden muss worüber informiert werden?
  13. Werden auch veraltete Daten gelöscht?
  14. Gibt es die Möglichkeit, sich die Seitseite (Intranet) selbst einzurichten?

 

  • Wie kann ich Wissen am besten mit anderen Kollegen im Unternehmen austauschen
  1. Wie finde/erreiche ich andere Kollegen zum gleichen Thema
  2. Wie kann ich mein Wissen sinnvoll weitergeben

 

  • Wie werden Kontakte (zu Lieferanten, Schnittstellenpartnern, Kunden) verwaltet?
  1. Nutzt ihr ein CRM?
  2. Ist es ein Problem, wenn man alle Erfahrungen. Mit den Kunden mitschleppt?
  3. Gibt es eine zentrale „Verteilerstelle“, z.B. eine QM-Gruppe?
  4. Wie belastbar sind die Beziehungen? Kann offen gesprochen werden, etc.?
  5. Gibt es eine Datenbank? Wer hat Zugriff?
  6. Sind Tools wie z.B. Babylon vorhanden?
  7. Tragen alle Kollegen regelmäßig Daten dazu bei oder werden Kontakt absichtlich zurückgehalten?

 

  • Wann und zu welchem Zweck haben Sie in der vergangenen Woche gezielt das Wissen Ihres Unternehmens aufgerufen, eingesetzt und die Ergebnisse als ’neues‘ Wissen Ihren Kolleg_innen zur Verfügung gestellt?
  1. Braucht man die Rolle „Wissensmanager“?
  2. Geht Wissensmanagement auch ohne IT-Unterstützung?
  3. Für wen ist Wissensmanagement notwendig, und für wen nicht?
  4. Ist Wissensmanagement nicht nur ein neuer Name für das was wir schon immer machen?
  5. Mit wieviel Zusatzaufwand für Wissensmanagement muss man in einer Organisation rechnen?
  6. Bei welcher Funktion sollte Wissensmanagement verankert werden?

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Link zur Originalseite:
http://knowledgecamp.mixxt.org/networks/wiki/index.Wissensmanagement%20FAQ

 

 

fragenkatalogknowledgetask

Julia Endt • 19. April 2013


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